L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Politique de l’Institut sur les voyages

Date d’entrée en vigueur

La présente politique est entrée en vigueur le 26 avril 2019.

Préambule

L’Institut rembourse les frais de déplacement des membres qui prennent part aux réunions et activités autorisées pour les encourager à y participer. Toutes les limites sont prévues dans les Statuts, le Règlement et les politiques de l'Institut.

Définitions

L’indemnité mixte désigne un montant versé quotidiennement au titre des repas et des faux frais.

Le coût global du voyage comprend toutes les dépenses liées au voyage, y compris les frais de transport et de logement, les montants quotidiens et l’indemnité de salaire.

Les faux frais comprennent les dépenses telles que les pourboires (autres que ceux relatifs aux repas et à l’utilisation de taxis), le blanchissage, le nettoyage à sec, la dépréciation des bagages, les appels téléphoniques, l’eau en bouteille ainsi que les autres articles et services personnels dont les coûts peuvent être attribués à un déplacement et à l’égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d’indemnité.

La zone d’affectation désigne la région située dans un rayon de 16 kilomètres du lieu de travail ordinaire du membre, les jours de travail, et de son domicile, les jours de repos, par la route la plus directe, sécuritaire et pratique.

Le lieu de travail ordinaire désigne l’endroit où un membre exerce habituellement les fonctions liées à son poste pour son employeur habituel, et dans le cas d’un télétravailleur ou d’un employé itinérant, les locaux de l’employeur auxquels l’employé retourne pour préparer ou présenter ses rapports, etc., et où se règlent d’autres questions administratives relatives à son emploi.

Un membre est en voyage lorsqu’il se déplace pour vaquer aux affaires autorisées de l’Institut.

Jour de travail désigne une journée pour laquelle le membre reçoit une rémunération de son employeur pour le travail effectué ou pour le temps consacré aux activités syndicales, mais ne comprend pas une journée complète de congé non payé pour affaires syndicales.

Partie A -Autorisation, responsabilités et administration

1. Directives

 Les membres qui se déplacent pour vaquer aux affaires de l’Institut bénéficient de moyens de transport et de logement qui sont confortables et de bonne qualité. Les indemnités, les taux et les modalités de paiement et de remboursement doivent permettre de faire face aux dépenses raisonnables et légitimes qui ont dû être engagées en raison d’un voyage. Dans des circonstances exceptionnelles, lorsque le membre est exposé à des frais inhabituels, les dépenses réelles et raisonnables peuvent être remboursées.

 C’est l’Institut qui décide de l’opportunité, du moment et de la destination d’un voyage, de la personne qui le fera, du moyen et de la classe de transport et du logement à utiliser, sous réserve des dispositions de la présente politique.

 Les membres qui autorisent les voyages et les membres autorisés à effectuer ces voyages doivent prendre note du fait que les dépenses découlant d’une interprétation erronée ou d’une autre erreur ne sont pas remboursées. En cas de doute, il faut s’adresser à la Section des finances.

Toutes les demandes de remboursement de frais de voyage doivent être soumises dans les cent quatre-vingts (180) jours suivant la date d'engagement des dépenses. Les demandes reçues après le délai susmentionné sont réduites chaque mois par la suite d'un montant équivalant à dix pour cent (10 %) du montant ajusté et approuvé.

 Si un membre conteste un remboursement en se fondant sur l’interprétation de la présente politique, il devra d’abord interjeter appel au Comité des finances. Il lui faudrait ensuite porter tout appel ultérieur devant le Conseil d’administration.

2. Responsabilités

 Le membre :

  1.  obtient l’autorisation préalable de voyager, sauf disposition contraire;
  2.  donne toute l’information exigée aux fins du remboursement des frais de voyage légitimes;
  3.  est responsable de la sauvegarde des avances de voyage et des fonds fournis.

3. Reçus

 Les demandes de remboursement des frais de voyage sont soumises à l’Institut dans le format qu’il prescrit. Le membre doit conserver les documents à l’appui de ces demandes, ainsi que les reçus originaux, durant deux (2) années suivant la date de la demande. En tout temps durant cette période de deux (2) ans, l’Institut peut exiger qu’un membre présente des documents à l’appui.

Les seules dépenses pour lesquelles les reçus ne sont pas nécessaires sont :

  1.  les indemnités de repas;
  2.  les faux frais;
  3.  les frais de transport en commun local;
  4.  les frais de taxi ou de stationnement totalisant moins de 20 $;
  5.  l’indemnité de kilométrage.

 Lorsqu’un membre ou un organisme constituant demande le remboursement de dépenses autorisées qu’il a engagées au nom d’un groupe de membres, les reçus originaux, de même qu’une liste de tous les membres présents, doivent être transmis à l’Institut avant que le remboursement ne soit effectué.

 L’Institut peut demander au membre, de façon aléatoire, de lui présenter des reçus et des documents à l’appui à des fins de vérification.

 L’Institut peut accepter une déclaration du membre selon laquelle il certifie que le reçu a été perdu, détruit accidentellement ou est impossible à obtenir.

4. Paiements en trop

 Les paiements en trop, notamment les remboursements ou les versements qui ne sont pas conformes à la présente politique, sont recouvrés auprès du membre.

5. Examen et modification des taux par kilomètre de l’Institut

 Le chef de la direction financière est chargé de réviser périodiquement les taux par kilomètre publiés par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et le Conseil national mixte (CNM) et de recommander au Comité exécutif toute modification aux taux par kilomètre figurant dans la présente politique.

Partie B - Dispositions de voyage

1. Réservations de voyage

 À moins d’autorisation contraire donnée au préalable par le chef de la direction financière, les billets sont payés à l’avance et les dispositions sont prises par l’Institut. L’Institut détermine le taux par kilomètre applicable à tout déplacement visant à permettre à un membre de participer à ses activités. Si le membre engage des coûts supplémentaires, notamment en cas d’annulation, de changement ou d’escale, il pourrait devoir assumer la responsabilité de leur paiement.

2. Autorisation préalable

 L’Institut se réserve le droit d’exiger l’autorisation préalable de certains types de voyages ou de dépenses, de voyages liés à certains types d’activités ou de voyages de certaines personnes.

3. Avances de voyage

 Dans la mesure du possible, le membre qui se déplace pour participer aux activités de l’Institut obtient sur demande une avance de voyage qui lui sert à payer les dépenses qui ne sont pas directement assumées par l’Institut.

 Comme chaque avance doit être comptabilisée, le membre est tenu de remplir une demande d’indemnité de voyage. Aucune avance additionnelle n’est accordée à une personne qui n’a pas réglé une avance précédente dans les soixante (60) jours. Aucune avance n’est versée en guise de remplacement du salaire.

Partie C – Transports commerciaux

1. Critères

 L’Institut choisit le mode de transport en fonction du coût, de la commodité, de la sécurité et de l’accessibilité.

2. Voyages aériens

 Lorsque les voyages aériens sont autorisés et utilisés, l’Institut remet au membre les billets prépayés dont il a besoin.

 Lorsqu’un membre ne souhaite pas voyager par avion, l’Institut s’efforce de lui permettre d’utiliser un autre moyen de transport, sauf que le coût total du voyage à rembourser ne doit pas dépasser le coût total qui lui est alloué pour se rendre en voiture aux réunions de l’Institut, tel que le prescrit l’annexe A.

  Il faudrait établir les itinéraires de façon à prévoir une escale pour la nuit après un voyage en avion d’au moins neuf (9) heures consécutives; il faudrait également prévoir une escale pour la nuit quand le déplacement dépasse douze (12) heures consécutives.

3. Train

 Pour les voyages en train de trois (3) heures consécutives ou moins, la classe la moins chère est de mise. Pour les voyages de plus longue durée, on permet une classe supérieure, compte tenu des frais et des services supplémentaires ou du confort fournis, y compris une chambrette ou une installation équivalente s’il s’agit d’un voyage de nuit, sous réserve de l’autorisation du chef de la direction financière. Les déplacements ferroviaires en classe affaires seront autorisés dans le corridor Québec Windsor.

4. Taxi

 Les membres peuvent demander le remboursement de frais de taxi pendant qu’ils vaquent aux affaires de l’Institut, à condition que ces frais soient raisonnables.

5. Traversiers

 Les membres peuvent demander le remboursement des frais de traversier pendant qu’ils vaquent aux affaires de l’Institut, à condition que ces frais soient raisonnables.

6. Bateaux

 Compte tenu du temps et du coût du transport en bateau, ce mode de transport n’est pas normalement autorisé lors des voyages pour participer aux activités de l’Institut, à l’exception des traversiers. Dans les rares cas où l’Institut autorise ce mode de transport et où une partie du voyage se fait de nuit, le membre bénéficie d’une cabine privée si le bateau en est pourvu.

Partie D – Véhicule conduit par le membre

1. Critères

 Les véhicules conduits par les membres comprennent les automobiles, les camions, les motos et les autocaravanes.

2. Réclamations et parcours maximum

 Sauf dans des circonstances imprévues, le remboursement total des déplacements en voiture correspond au moindre des deux montants suivants : le nombre de kilomètres parcourus multiplié par le taux par kilomètre applicable; le taux maximum alloué pour se rendre aux réunions de l’Institut en voiture, tel que le prescrit l’annexe A.

3. Véhicules de location

 L’utilisation de véhicules de location doit être approuvée au préalable par l’Institut, qui l’autorisera s’il estime que cette façon de faire est économique et pratique.

 L’agent de voyage de l’Institut procède à la réservation de tous les véhicules de location.

 L’Institut fournit l’assurance directement. Le membre refuse toute assurance supplémentaire offerte par l’agence de location.

 Les frais de reprise ne sont pas remboursés à moins d’une autorisation préalable de l’Institut et ils ne sont autorisés que lorsqu’ils sont avantageux.

 Il faut louer une voiture intermédiaire. La location d'un véhicule plus gros peut être autorisée seulement lorsque le nombre de membres passagers ou le poids ou l’encombrement des marchandises à transporter l’exige, ou encore lorsque des circonstances atténuantes justifient l’utilisation d’un véhicule plus gros.

4. Assurance — Véhicules personnels

 L’Institut n’assume pas, à l’égard des véhicules personnels, de responsabilités financières autres que le paiement de l’indemnité prévue pour le nombre de kilomètres parcourus. Pour que le membre soit bien protégé, au moins une assurance de base doit s’appliquer au véhicule personnel utilisé pour participer aux activités de l’Institut. Le membre qui prévoit transporter des passagers est prié de vérifier si son assurance est adéquate auprès de son agent d'assurance.

 Les primes pour une telle assurance sont comprises dans les taux par kilomètre. Aucune prime supplémentaire requise pour obtenir une assurance de base d’un véhicule personnel n’est remboursable, y compris une diminution de la franchise. L’Institut ne rembourse pas les franchises prévues par la police d’assurance.

5. Taux par kilomètre

 Les taux par kilomètre payables pour l’utilisation de véhicules personnels conduits dans le cadre d’activités de l’Institut approuvées sont prescrits à l’annexe A. Le membre suit les itinéraires les plus directs, sécuritaires et pratiques et ne demande un remboursement qu'à l'égard des distances qu'il doit parcourir pour vaquer aux affaires de l'Institut pendant la période en question.

 Le taux par kilomètre payable pour un voyage visant à vaquer aux affaires de l’Institut dans plus d’une province ou aux États-Unis, dans un véhicule immatriculé au Canada, est celui qui s’applique à la province ou au territoire où le véhicule est immatriculé.

 Lorsqu’un membre est autorisé à voyager pour participer aux activités de l’Institut, les déplacements entre sa résidence et le terminus du transporteur se font par le moyen le plus économique, sécuritaire et pratique, compte tenu des bagages nécessaires apportés.

 Les frais d’utilisation d’un véhicule personnel et les frais de stationnement sont remboursés s’il est plus économique de laisser le véhicule personnel au terminus pendant la période d’absence.

6. Membre passager dans un véhicule personnel

 Lorsqu’un ou plusieurs membres sont autorisés à voyager comme passagers dans un véhicule personnel dont le conducteur ne peut demander le remboursement du taux par kilomètre, ce dernier peut désigner l’un des passagers, qui sera remboursé comme s'il était le conducteur.

7. Aéronefs privés

 Les voyages en aéronef privé, détenu par des intérêts privés ou loué peuvent être autorisés par l’Institut s’il juge que ce mode de transport est économique, sécuritaire et pratique.

 Un membre autorisé à piloter un aéronef privé pour vaquer aux affaires de l’Institut doit prouver à l’Institut qu’il possède une garantie d’assurance privée suffisante et un brevet de pilote valide.

 Un membre qui pilote un aéronef privé pour vaquer aux affaires de l’Institut est remboursé au taux précisé à l’annexe A pour les véhicules personnels, qui correspond à la distance qu’il aurait parcourue en suivant un itinéraire routier direct, sécuritaire et pratique.

Partie E - Déplacement dans la zone d’affectation

1. Déplacements généraux

 À des fins de clarté, les déplacements d’un membre entre son domicile et son lieu de travail ne sont habituellement pas remboursés. Il peut y avoir des cas d’exception, par exemple, les déplacements effectués lors d’une journée qui n’est pas une journée de travail (p. ex. un jour de repos de la semaine de travail comprimée), le transport de quantités importantes de matériel à utiliser dans le cadre des activités de l’Institut, ou d’autres cas particuliers.

2. Déplacement commençant ou se terminant au lieu de travail

 Si le déplacement commence ou se termine au lieu de travail, qu’il y a une grande distance à parcourir ou que le déplacement se fait de nuit, le membre peut avoir à payer des frais de transport supplémentaires le jour de l’arrivée et du départ, du fait que son mode de déplacement habituel entre le domicile et le lieu de travail se trouve perturbé. Il touche donc le remboursement des frais de transport raisonnables et justifiables qu’il a dû assumer pour le trajet entre le domicile et le lieu de travail.

3. Déplacement entre le domicile et une autre destination

 Lorsqu'un membre est autorisé à voyager pour vaquer aux affaires de l’Institut et qu’il doit faire le trajet de son domicile jusqu’à une destination située à l’intérieur d’une zone d’affectation autre que son lieu de travail, ou d’un endroit désigné jusqu’à son domicile, le transport est fourni ou payé selon un taux par kilomètre qui dépend de la distance comprise entre le domicile et la destination en question ou entre le lieu de travail et l’endroit désigné, la distance la plus courte étant retenue.

4. Remboursement à l’égard des véhicules personnels rarement utilisés

 Si l’Institut demande à un membre de venir au travail en véhicule personnel, ou de se rendre à un endroit situé dans une zone d’affectation qui n’est pas son lieu de travail habituel et que le membre démontre clairement à l’Institut qu’il n’a pas l’habitude de venir travailler en véhicule personnel, il est remboursé au taux par kilomètre en fonction du trajet le plus direct par la route entre sa résidence et le lieu de destination en question, jusqu’à concurrence de seize (16) kilomètres dans chaque direction, moins ses frais de transport en commun habituels. Les frais de stationnement nécessaires peuvent également être remboursés. Si le membre a l’habitude de se rendre au travail en véhicule personnel, l’article 3 s’applique.

5. Stationnement

 Les frais de stationnement ne sont habituellement pas payés lorsque le membre est de service à son lieu de travail. Par conséquent, le membre touche le remboursement des frais réels de stationnement qu’il a dû payer ce jour là pour garer son véhicule s’il est autorisé à l’utiliser pour se rendre à une activité de l’Institut en suivant un itinéraire qui va de son lieu de travail à un point désigné, ou l’inverse. Si le stationnement est facturé à la semaine ou au mois, le membre touche le remboursement du cinquième du taux hebdomadaire ou du vingtième du taux mensuel, selon les reçus fournis.

Partie F – Hébergement

1. Norme en matière d’hébergement

 La norme en matière d’hébergement est une chambre individuelle, confortable, située dans un environnement sécuritaire. Diverses possibilités d’hébergement sont offertes aux membres en voyage. En général, l’hébergement peut se faire dans un hôtel, un motel, une résidence d’affaires, un appartement et un logement privé de nature non commerciale.

2. Critères

 Un membre qui prend part à une réunion a droit à une chambre d’hôtel la nuit précédente si, pour arriver à temps, il avait dû quitter son domicile avant 7 h. Cette règle s’applique que l’on prenne l’avion ou la voiture et suppose que le membre voyage le plus directement possible, sans s’arrêter pour manger.

 Les membres qui assistent à une réunion s’échelonnant sur deux (2) jours consécutifs ou plus ont droit à une chambre, à leur demande, les nuits entre les jours de réunion.

Les membres qui assistent à une réunion ont droit à un hébergement la nuit suivante s'ils ne peuvent arriver à la maison avant 20 h (dans le fuseau horaire du lieu de la réunion). Cette règle s’applique que le membre voyage par avion ou en voiture et présume que le membre emprunte la voie la plus directe en s’arrêtant une heure pour manger.

3. Les exceptions sont indiquées ci-dessous :

 Normalement, les participants aux réunions des chapitres et des sous groupes n’ont pas droit à l’hébergement.

 Un membre qui n’aurait normalement pas droit à l’hébergement en raison des lignes directrices susmentionnées a droit, sur demande, à l’hébergement la nuit précédant la réunion si celle ci dure toute la journée et que la distance totale (aller-retour) à parcourir pour s’y rendre est supérieure à 250 km.

 Tous les délégués assistant à l’AGA de l’Institut ou d’un groupe ont droit à l’hébergement la nuit précédant le début de l’AGA s’ils en font la demande.

 Un membre qui juge qu’il n’est pas sécuritaire de retourner à la maison comme il l’avait prévu peut se voir rembourser l’hébergement pour la nuit.

4. Réservations de chambres d’hôtel

 Il appartient à l’Institut de choisir l’hôtel des membres. L’Institut a conclu des accords préférentiels nationaux avec certaines chaînes hôtelières. Le membre qui se déplace pour participer aux activités de l’Institut est encouragé à réserver sa chambre dans un hôtel de ces chaînes. Tous les ans, l’Institut transmettra à ses membres la liste des hôtels membres des chaînes privilégiées.

 Le membre du personnel affecté à la coordination de l’activité en question est normalement chargé de prendre les dispositions relatives à l’hébergement. C’est cette personne qui s’occupe de réserver les chambres d'hôtel. Dans le cas des membres qui voyagent seuls sans l’aide d’un membre du personnel, les réservations doivent être faites par l’entremise de l’agent de voyage de l’Institut.

 Le taux applicable à l’hébergement dans un logement privé non commercial figure à l’annexe A.

 Les besoins spéciaux et les circonstances particulières doivent être mentionnés à l’Institut à l’avance.

5. Annulations de réservations d’hôtel

 Si les plans de voyage viennent à changer et que le membre n’a plus besoin de logement, il doit s’assurer que les réservations sont annulées par le membre du personnel de l’Institut, par l’agent de voyage de l’Institut ou directement auprès de l’établissement commercial, selon le cas. Il doit obtenir une preuve de l’annulation (c.-à-d. le numéro d’annulation et le nom de l’agent).

 Si la négligence d’un membre entraîne la facturation de frais à l’Institut, notamment s’il omet d’annuler une réservation garantie, l’Institut va recouvrir ces frais auprès du membre. Un membre qui reçoit une facture directement doit la payer lui même.

Partie G - Repas, faux frais et autres dépenses

1. Repas

 Les repas fournis ne peuvent faire l’objet d’un remboursement, sauf dans les cas suivants :

 Les repas sont fournis par l’Institut dans le cadre d’une activité autorisée, mais le membre a indiqué à l’avance et de façon adéquate qu’il n’en voulait pas. Cette exception n’est pas autorisée si l’exécution efficace de la fonction exige que les participants demeurent ensemble pendant le repas;

 Les repas sont plus légers qu'un repas normal, comme un déjeuner continental à un hôtel.

Le membre touche une indemnité de repas pour chaque déjeuner, dîner et souper applicable que l'Institut ne lui a pas fourni. Les taux figurent à l’annexe A. Un membre qui engage, dans des circonstances hors de son contrôle, des frais de repas supérieurs aux indemnités de repas établies se fera rembourser ses dépenses réelles et raisonnables selon les reçus fournis.

 Le jour du départ, un membre aurait habituellement le droit de prendre le déjeuner s’il quitte son domicile avant 8 h, le dîner s’il part avant midi, et le souper s’il part avant 18 h.

 Le jour du retour à la maison, le membre aurait habituellement le droit de prendre le déjeuner s’il part après 8 h, le dîner s’il part après midi, et le souper s’il part après 18 h.

Un membre qui ne peut consommer certains aliments en raison de ses croyances religieuses ou de prescriptions médicales devrait savoir que les traiteurs fournissent normalement des repas spéciaux s’ils leurs sont demandés suffisamment d’avance.

2. Faux frais

 Lorsque l’hébergement lui est fourni, le membre a droit à une indemnité de faux frais pour chaque journée ou partie de journée passée en déplacement. Le taux figure à l’annexe A.

 Pour le jour du départ à partir du domicile, l’indemnité de faux frais dépend du type d’hébergement utilisé la première nuit; pour le jour du retour à domicile, l’indemnité est calculée d’après le type d’hébergement utilisé la dernière nuit.

3. Autres dépenses

 Les membres touchent le remboursement des frais occasionnés par le transport d’effets personnels ou de matériel appartenant à l’Institut aux taux applicables aux bagages excédentaires, si l’Institut juge qu’il est nécessaire de les apporter en voyage.

 Le membre qui engage des frais Internet en voyage est responsable de leur paiement, à moins qu’on ne l’ait autorisé à le faire pour vaquer aux affaires de l’Institut.

Partie H - Situations de déplacement spéciales

1. Circonstances spéciales

 Dans le cas de voyages outre-mer, de déplacements dans des régions isolées ou d’autres circonstances exceptionnelles, il peut être nécessaire de s’écarter des dispositions de la présente politique. Ces écarts doivent être approuvés par le président ou, dans le cas du président, par le Conseil d’administration.

2. Soins aux membres de la famille

 Les membres en voyage se feront rembourser les dépenses raisonnables liées aux soins et à la garde de leur conjoint ou d'un membre de la famille à charge qui est malade ou handicapé. Seule la tranche excédant le montant qui aurait normalement été engagé est remboursée. Les membres en question font part de ces coûts au préalable et doivent présenter un reçu émis par une agence de soins à domicile dûment reconnue.

3. Frais de garde d’enfants

 Les membres en voyage touchent le remboursement des frais raisonnables de garde d'enfants à condition de présenter les reçus correspondants. Seule la tranche excédant le montant qui aurait normalement été engagé est remboursée. Le taux figure à l’annexe A.

4. Membres handicapés

 L’Institut rembourse à un membre handicapé les dépenses additionnelles raisonnables qu’il pourrait engager pour participer à des activités approuvées. Ces membres font part à l’avance de ces dépenses à l’Institut.

5. Urgences, maladies et blessures en déplacement

 Le remboursement des frais d’utilisation d’un véhicule convenable, comme une ambulance ou un taxi, est autorisé si un membre tombe malade ou se blesse en voyage et que, de l’avis de l’Institut, la nature de la maladie ou de la blessure est telle que le membre doit être transporté à un établissement de soins médicaux, au logement qu’il occupe en voyage ou chez lui.

 Un membre touche le remboursement des dépenses nécessaires occasionnées par une maladie ou un accident survenant en voyage, dans la mesure où l’Institut est convaincu que ces dépenses s’ajoutent à celles que le membre aurait engagées s’il était resté chez lui et qu’elles ne peuvent être remboursées en vertu d’une police d’assurance, ou d’une autre autorisation.

 Si le médecin traitant est d’avis que l’état d’un membre malade ou blessé justifie la présence du plus proche parent ou d’un représentant de la famille, les frais de voyage réels et raisonnables de cette personne pourraient lui être remboursés.

 Un membre peut se voir autorisé à retourner à la maison plus tôt que prévu par suite d’une maladie, d’une blessure ou d’une situation d’urgence à la maison (p. ex., maladie ou blessure graves d'un membre de la famille, incendie, inondation, tempête de verglas).

 Si le retour à domicile demandé pour une des raisons stipulées dans la présente section n’est pas justifié, les frais réels et raisonnables d’appel interurbain à domicile seront remboursés.

6. Décès au cours d’un voyage

 Si le membre décède pendant un voyage, l’Institut autorise le paiement des dépenses nécessaires qui s’ajoutent à celles qu’aurait occasionnées le décès s’il était survenu dans la zone d’affectation.

 Les frais suivants sont inclus dans les dépenses qui peuvent être payées en vertu du présent article :

 À l’endroit où le décès est survenu : l’ambulance, le corbillard, l’embaumement, la crémation, le coffre extérieur (mais non le prix d’un cercueil ou d’une urne) et tout autre service ou article requis par les lois sur la santé locales;

 le transport de la dépouille jusqu’à la zone d’affectation ou, si les survivants en expriment le souhait, jusqu’à un autre lieu, à concurrence des frais occasionnés par le transport de la dépouille jusqu’à la zone d’affectation. Les frais d’escorte qui s’ajoutent aux frais de transport de la dépouille ne sont remboursés que lorsqu’une escorte est exigée par la loi;

 les frais remboursés en vertu de la présente politique sont réduits de tout montant payable en vertu d’une assurance voyage;

 lorsque la dépouille n’est pas transportée, les frais de voyage du plus proche parent ou d’un représentant de la famille jusqu’au lieu d’inhumation peuvent être remboursés, en conformité avec la présente politique, comme s’il s’agissait d’un membre de l’Institut.

7. Autres dépenses

 Toute dépense non prévue dans la présente politique doit être approuvée au préalable par le chef de la direction financière.

Annexe A

Politique de voyage - Annexe A

Questions et réponses

Q1:  Si un délégué local à l’AGA de l’Institut ou d’un groupe assiste à une fonction officielle la soirée précédant l’AGA et ne se prévaut pas de la nuitée offerte, peut-il demander le remboursement de frais de repas conformément à la présente politique?

A1: Oui.

Q2:  Si un délégué local à l’AGA de l’Institut ou d’un groupe assiste à une fonction officielle la soirée précédant l’AGA et ne se prévaut pas de la nuitée offerte, peut-il demander une indemnité par kilomètre, conformément à la présente politique?

A1: Oui.